AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL
1. Identidad y domicilio del responsable
Clarenna Administración Integral de Condominios, quien opera comercialmente bajo la marca CLARENNA, con domicilio en Av. Insurgentes Sur #1431, Col. Insurgentes Mixcoac, Del. Benito Juárez, CDMX, CP 03920. Piso 10, en adelante “CLARENNA” o “el Responsable”, pone a disposición de los titulares el presente Aviso de Privacidad Integral, en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás disposiciones aplicables.
Las actividades de tratamiento de datos personales podrán ser realizadas por el personal, colaboradores, representantes y prestadores de servicios que intervengan legítimamente en la operación de CLARENNA, dentro del ámbito de sus funciones y bajo las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos que correspondan.
La intervención de dichas personas no las faculta para utilizar, divulgar o transferir información personal para fines distintos de los autorizados.
Este aviso regula el tratamiento de datos personales realizado por CLARENNA en el desarrollo de sus actividades de administración integral de condominios, auditoría, consultoría y servicios relacionados, en aquellos casos en los que actúe como responsable del tratamiento.
Cuando CLARENNA trate datos personales por cuenta de otro responsable, observará las instrucciones, obligaciones contractuales y disposiciones legales que correspondan a dicha relación.
2. Personas a quienes se dirige
El presente aviso está dirigido a las personas físicas cuyos datos personales sean tratados por CLARENNA con motivo de sus actividades, incluyendo propietarios, condóminos, arrendatarios, residentes, ocupantes, visitantes, integrantes de comités de vigilancia, representantes de condominios, personal operativo, proveedores, prestadores de servicios, clientes y prospectos.
3. Datos personales que podrán recabarse
Dependiendo de la relación del titular con CLARENNA y de las necesidades de cada servicio, podrán tratarse las siguientes categorías de información:
Datos de identificación y contacto: nombre completo, firma, teléfono, correo electrónico, domicilio, documentos de identificación y datos de representación legal.
Datos de vinculación condominal: condominio, edificio, torre, número de departamento, local o unidad privativa; calidad de propietario, arrendatario, residente u ocupante; y datos necesarios para verificar la relación de la persona con el inmueble.
Datos administrativos, patrimoniales y financieros: información relacionada con cuotas de mantenimiento, pagos, saldos, adeudos, recargos, sanciones, depósitos, comprobantes, facturación, cuentas bancarias y demás operaciones necesarias para la gestión condominal.
Datos de operación, seguridad y convivencia: información relacionada con solicitudes, reportes de incidencias, autorizaciones de acceso, mudanzas, obras, uso de áreas comunes, vehículos, placas, estacionamientos, visitantes y registros de acceso.
Imágenes y registros de seguridad: fotografías, grabaciones de videovigilancia y demás registros visuales, únicamente cuando CLARENNA tenga acceso legítimo a ellos y su tratamiento resulte necesario para finalidades autorizadas.
Datos comerciales y de proveedores: información de contacto, identificación, facturación, contratación, referencias y documentación necesaria para evaluar, contratar o dar seguimiento a servicios.
CLARENNA procurará recabar únicamente los datos adecuados, relevantes y necesarios para cada finalidad.
No se solicitarán datos personales sensibles como parte de los procedimientos ordinarios. Si excepcionalmente resultara indispensable tratar información sensible, se informará al titular y se recabará el consentimiento que corresponda, salvo excepción legal aplicable.
4. Medios de obtención de datos
Los datos personales podrán obtenerse directamente del titular mediante formularios, contratos, solicitudes, correo electrónico, llamadas, WhatsApp, plataformas de administración, registros de acceso y comunicaciones presenciales.
También podrán obtenerse indirectamente a través de comités de vigilancia, administraciones anteriores, propietarios, representantes legales, proveedores o documentación entregada durante los procesos de contratación y entrega-recepción, siempre que exista una base legítima para su tratamiento.
Cuando corresponda, CLARENNA pondrá a disposición de los titulares el aviso de privacidad aplicable.
5. Finalidades primarias del tratamiento
CLARENNA tratará los datos personales necesarios para las siguientes finalidades, según corresponda:
a) Prestar servicios de administración, auditoría, consultoría y gestión condominal.
b) Integrar y mantener actualizados los padrones de propietarios, residentes y personas autorizadas.
c) Administrar cuotas de mantenimiento, pagos, cobranza, presupuestos, comprobantes y reportes financieros.
d) Gestionar contratos, proveedores, personal operativo y servicios de mantenimiento.
e) Coordinar accesos, registros de visitantes, estacionamientos, mudanzas, obras y uso de instalaciones comunes.
f) Atender solicitudes, quejas, incidencias, emergencias y asuntos de convivencia.
g) Dar seguimiento a obligaciones, acuerdos de Asamblea, disposiciones reglamentarias y procedimientos de administración.
h) Proporcionar al Comité de Vigilancia, a la Asamblea General y a los demás órganos condominales legalmente facultados la información necesaria para el ejercicio de sus atribuciones.
i) Comunicar avisos operativos, convocatorias, medidas de seguridad, trabajos de mantenimiento y demás información necesaria para el funcionamiento del condominio.
j) Mantener registros y evidencias documentales relacionados con la prestación del servicio.
k)Cumplir obligaciones legales, fiscales, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
l) Gestionar la entrega-recepción de la administración cuando corresponda, con las medidas de seguridad y autorizaciones aplicables.
m) Operar plataformas tecnológicas necesarias para la prestación de los servicios contratados.
n) Elaborar, poner a disposición y comunicar a los condóminos propietarios la información administrativa, contable y financiera que legalmente les corresponda conocer, incluyendo estados de cuenta, aportaciones, cuotas pendientes y relaciones de morosidad, con el nivel de identificación permitido por la legislación aplicable y las medidas necesarias para proteger los datos personales.
El tratamiento de los datos se limitará a las finalidades correspondientes y se realizará conforme a las bases legales y requisitos de consentimiento aplicables.
6. Finalidades secundarias
De manera adicional, y siempre que exista una base legal adecuada, CLARENNA podrá utilizar determinados datos de contacto para:
a) Enviar información comercial sobre sus servicios.
b) Compartir invitaciones a eventos, publicaciones o contenidos informativos de carácter promocional.
c) Realizar encuestas de satisfacción que no resulten necesarias para la prestación del servicio.
El titular podrá negarse a estas finalidades sin que ello afecte la prestación de los servicios que legal o contractualmente le correspondan.
Para manifestar su negativa podrá escribir a equipo@clarenna.mx, indicando la finalidad secundaria respecto de la cual solicita la exclusión.
7. Comunicación de información dentro de los condominios
Como parte de sus funciones de administración, CLARENNA podrá elaborar, comunicar y poner a disposición información administrativa, financiera y operativa del condominio a los condóminos propietarios, al Comité de Vigilancia, a la Asamblea General y a las demás personas u órganos que se encuentren legalmente facultados para conocerla.
Estas comunicaciones tendrán como finalidad garantizar la transparencia, facilitar la rendición de cuentas, permitir la supervisión de los recursos comunes y dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones condominales.
La información podrá comprender, según corresponda:
a) Estados de cuenta, informes de ingresos y egresos, presupuestos y gastos.
b) Cuotas ordinarias y extraordinarias, aportaciones pendientes, recaudación y morosidad.
c) Relaciones de unidades privativas con obligaciones económicas pendientes, cuando su comunicación resulte legalmente procedente.
d) Acuerdos de Asamblea, trabajos de mantenimiento, contratación de servicios y asuntos de operación.
e) Reportes generales de incidencias, medidas correctivas y seguimiento de obligaciones condominales.
f) Documentación necesaria para el ejercicio de las atribuciones de los órganos de administración y vigilancia.
Cuando la información contenga datos personales, CLARENNA observará los principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, información, responsabilidad y confidencialidad.
La comunicación de información identificable se limitará a los datos estrictamente necesarios para cumplir las obligaciones legales de administración y rendición de cuentas, atendiendo a las atribuciones y derechos de acceso de cada destinatario.
En particular, los informes de cuotas, pagos recibidos, aportaciones pendientes y morosidad podrán ponerse a disposición de los condóminos propietarios en los términos permitidos por la legislación condominal. Cuando resulte jurídicamente procedente, esta información podrá identificarse mediante el número de la unidad privativa y los importes correspondientes, omitiendo nombres completos, teléfonos, correos electrónicos, documentos de identificación, datos bancarios y cualquier otra información personal que no resulte indispensable para la rendición de cuentas.
Los integrantes del Comité de Vigilancia y las autoridades competentes podrán acceder a información adicional cuando cuenten con facultades legales para ello.
Los residentes, arrendatarios y ocupantes que no tengan la calidad de condóminos propietarios recibirán la información operativa y de convivencia necesaria para su relación con el inmueble. El acceso a información financiera individualizada de terceros requerirá una base jurídica específica.
La información se compartirá exclusivamente mediante canales institucionales o mecanismos de acceso controlado, procurando verificar la identidad y las facultades de los destinatarios.
La pertenencia a una comunidad condominal no autoriza, por sí misma, la divulgación indiscriminada de datos personales.
CLARENNA no divulgará información personal de un condominio a integrantes de otros condominios ni a personas ajenas a las finalidades legítimas de su administración, salvo que exista consentimiento válido u otra causa legal que lo permita.
8. Transferencias y acceso de terceros
CLARENNA podrá comunicar datos personales a terceros cuando exista consentimiento válido o cuando resulte aplicable alguna de las excepciones previstas en la legislación vigente.
Según la naturaleza de cada operación, los posibles destinatarios podrán incluir:
a) Autoridades administrativas, judiciales o de otra naturaleza, cuando exista obligación o fundamento legal.
b) Instituciones bancarias, cuando resulte necesario para operaciones autorizadas.
c) Órganos condominales, representantes y personas legalmente facultadas, exclusivamente para las finalidades y bajo las condiciones que correspondan.
d) Prestadores de servicios cuya intervención sea necesaria para atender obligaciones contractuales, emergencias o actividades autorizadas, siempre dentro de los límites legales aplicables.
e) La administración entrante o las personas formalmente autorizadas para recibir información durante un proceso de entrega-recepción, observando las condiciones jurídicas correspondientes.
La información podrá ser tratada por proveedores tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento por cuenta de CLARENNA, bajo las obligaciones de confidencialidad y seguridad aplicables. Dicho acceso no se considerará automáticamente una transferencia cuando jurídicamente constituya una remisión a un encargado.
CLARENNA no vende, renta ni comercializa bases de datos personales.
Cuando una transferencia de datos personales requiera el consentimiento del titular, CLARENNA establecerá los mecanismos necesarios para recabarlo y documentarlo, identificando a los destinatarios, las categorías de datos y las finalidades correspondientes.
Las comunicaciones de información realizadas en cumplimiento de obligaciones legales se limitarán al alcance previsto en las disposiciones aplicables. La existencia del presente aviso no constituye, por sí misma, una autorización general para transferir datos personales a terceros.
9. Uso de plataformas tecnológicas y medios de comunicación
Para desarrollar sus actividades, CLARENNA podrá utilizar plataformas de administración condominal, servicios de almacenamiento, correo electrónico, mensajería y herramientas de gestión documental.
El acceso a la información se procurará limitar conforme a las funciones de cada usuario y a los permisos disponibles en las plataformas utilizadas.
Los grupos de mensajería, correos colectivos y demás canales comunitarios se utilizarán procurando evitar la exposición innecesaria de datos personales.
Los documentos que contengan información financiera individualizada o datos personales identificables se pondrán a disposición mediante mecanismos de acceso restringido, procurando que únicamente puedan consultarlos las personas legalmente facultadas.
CLARENNA podrá establecer distintos niveles de acceso para propietarios, residentes, integrantes del Comité de Vigilancia y personal operativo, de acuerdo con las funciones y derechos que correspondan a cada categoría.
El acceso autorizado a información condominal no faculta a sus destinatarios para utilizarla, reproducirla o divulgarla con fines ajenos a aquellos para los cuales fue proporcionada, sin perjuicio de los derechos que legalmente les correspondan.
10. Medidas de seguridad y confidencialidad
CLARENNA establecerá medidas administrativas, técnicas y físicas adecuadas a la naturaleza de los datos y los riesgos de su tratamiento, para protegerlos contra daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso, uso o divulgación no autorizados.
Estas medidas comprenderán, según corresponda, controles de acceso, administración de permisos, resguardo documental, protección de cuentas y dispositivos, procedimientos de entrega de información y obligaciones de confidencialidad.
El personal y las personas que intervengan en el tratamiento de datos deberán observar las obligaciones de confidencialidad aplicables, incluso después de concluir su relación con CLARENNA.
11. Conservación y eliminación de información
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su obtención y las obligaciones legales o contractuales aplicables.
Una vez concluidos los plazos correspondientes, se procederá a su bloqueo, cancelación o eliminación, según corresponda legalmente.
Al finalizar un contrato de administración, CLARENNA realizará la entrega de la información que legal o contractualmente deba transferirse al condominio o a las personas autorizadas, sin perjuicio de conservar aquella que resulte necesaria para atender obligaciones legales o responsabilidades pendientes.
12. Derechos ARCO
Los titulares podrán ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición respecto de sus datos personales, conforme a la legislación aplicable.
Para presentar una solicitud deberán escribir a:
La solicitud deberá contener:
a) Nombre completo del titular y medio para recibir notificaciones.
b) Documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la representación legal.
c) Descripción clara de los datos personales respecto de los cuales pretende ejercer alguno de los derechos ARCO.
d) Indicación del derecho que desea ejercer y, cuando corresponda, la información necesaria para localizar los datos o sustentar su solicitud.
CLARENNA comunicará al titular la determinación adoptada respecto de su solicitud dentro de un plazo máximo de veinte días, contados a partir de su recepción. Si la solicitud resulta procedente, se hará efectiva dentro de los quince días siguientes a la comunicación de la respuesta. Estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual, cuando las circunstancias del caso lo justifiquen, conforme a la legislación aplicable.
El ejercicio de estos derechos será gratuito, sin perjuicio de los costos de reproducción o envío legalmente permitidos.
13. Revocación del consentimiento y limitación del uso o divulgación
El titular podrá solicitar la revocación del consentimiento otorgado o la limitación del uso o divulgación de sus datos personales, en los casos legalmente procedentes.
Para ello deberá enviar su solicitud a equipo@clarenna.mx, indicando su nombre, los datos involucrados y el alcance de su petición.
La revocación no tendrá efectos retroactivos ni impedirá aquellos tratamientos que deban continuar por obligación legal o por alguna otra base jurídica válida.
14. Tratamiento de imágenes y videovigilancia
Cuando un condominio cuente con sistemas de videovigilancia y CLARENNA intervenga legítimamente en su administración, consulta o resguardo, las imágenes se tratarán para las finalidades de seguridad, control de accesos, prevención y atención de incidentes que correspondan.
El acceso a grabaciones estará restringido a las personas autorizadas.
Las imágenes no se divulgarán en grupos comunitarios, redes sociales u otros medios de difusión general por el solo hecho de haberse registrado dentro del condominio.
En los inmuebles donde corresponda, se colocarán avisos informativos específicos sobre videovigilancia, identificando al responsable aplicable y los medios para consultar el aviso integral.
15. Modificaciones al aviso de privacidad
CLARENNA podrá actualizar el presente aviso para reflejar cambios legales, operativos o en sus procedimientos de tratamiento de datos personales.
Las modificaciones se comunicarán a través del sitio web institucional y, cuando resulte necesario, mediante los canales de comunicación correspondientes con los titulares.
La versión vigente podrá consultarse en:
https://www.clarenna.mx/pol%C3%ADtica-de-privacidad
16. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales o con el presente aviso:
CLARENNA | Administración integral de condominios
Correo electrónico: equipo@clarenna.mx
Sitio web: www.clarenna.mx
Domicilio: Av. Insurgentes Sur #1431, Col. Insurgentes Mixcoac, Del. Benito Juárez, CDMX, CP 03920. Piso 10.
Este aviso no sustituye las autorizaciones, consentimientos, avisos específicos o instrumentos contractuales que sean exigibles conforme a la naturaleza del tratamiento realizado.